Panitia juga menggelar technical meeting sehari sebelum pertandingan dimulai. Forum tersebut digunakan untuk menjelaskan ketentuan teknis secara lebih rinci kepada seluruh peserta. Terutama peserta dari luar kota yang diperkirakan mulai berdatangan pada 27 Agustus 2026.
Pertandingan akan digelar di tiga venue secara paralel yakni di lapangan tenis LLDIKTI Wilayah VI, UPGRIS, dan Unimus. Ketiga lokasi tersebut disiapkan untuk mengakomodasi jumlah peserta yang cukup banyak selama tiga hari pelaksanaan.
Pembukaan kejuaraan dijadwalkan Jumat, 28 Agustus 2026 di LLDIKTI Wilayah VI. Dalam kesempatan tersebut, panitia juga menyiapkan pertandingan eksibisi yang melibatkan sejumlah pimpinan perguruan tinggi. Beberapa rektor PTS maupun perguruan tinggi negeri direncanakan ambil bagian, termasuk dari Unimus, UPGRIS, Universitas Dian Nuswantoro (Udinus), serta Universitas Negeri Semarang (Unnes).
Adhrial menambahkan, semangat utama turnamen adalah membangun kebersamaan keluarga besar PTS Jawa Tengah. Menurutnya, kekuatan PTS tidak hanya terletak pada kompetisi antarperguruan tinggi, tetapi juga kemampuan untuk saling bekerja sama.
“Pesan utama dari kegiatan ini adalah kami akan bertanding tidak hanya untuk menjadi juara, tetapi hadir untuk membangun persaudaraan, kebersamaan, dan kolaborasi perguruan tinggi di Wilayah VI dan perguruan tinggi swasta di Jawa Tengah,” pesannya.
Kepala LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah Prof. Dr. Ir. Aisyah Endah Palupi, M.Pd. mengatakan, turnamen tersebut merupakan wujud gotong royong antara LLDIKTI Wilayah VI dengan perguruan tinggi yang terlibat. Dukungan PTS juga membuat penyelenggara dapat menyiapkan lapangan tenis yang layak untuk pertandingan.
